Miért írjunk udvarias választ?
Minden álláskereső megtapasztalta már, mennyire frusztráló, ha egy cégtől nem hívják vissza, miután jelentkezett a hirdetésre. Némi empátiával rájöhetünk, hogy a HR-esnek is kellemetlen, ha hiába keresi a kiválasztott jelöltet, az nem jelez vissza korrekt módon, mert már nem érdekli az ajánlat. (Például nem válaszol a jó hírt tartalmazó e-mailre vagy még egy kis gondolkodási időt kér, aztán se kép, se hang.)

Miért gondolhatja meg magát valaki? Több oka is lehet:
* Osztottál-szoroztál, és rájöttél, hogy a juttatási csomag mégsem olyan vonzó számodra.
* Időközben jobb ajánlat érkezett.
* Rájöttél, hogy a feladatkör kívül esik a komfortzónádon. (Például túl sok ügyfélkapcsolati munkával jár, és a nehéz emberek könnyen felhúznak.)
* Találkoztál a leendő főnököddel, és rém unszimpatikus volt, nem szeretnél egy levegőt szívni vele.
* Úgy érzed, nem illenél a vállalati kultúrába. Embertelenül feszesnek tűnik a tempó vagy mindenki rémült arccal oson a folyosón – mindegy, látszik, hogy nem lenne jó ilyen helyen dolgozni.

Ha a fenti okok valamelyike maitt megvilágosodtál, az a leghelyesebb, ha visszavonod a jelentkezésedet. De ha megelőznek, és megjön az ajánlat, nem elég, ha szóban teszed, írásban illik lemondanod a lehetőségről, három ok miatt is:
* Tiszteletteljes cselekedet.
* Komoly és udvarias jelöltnek tűnsz, ami hasznodra lehet, ha később esetleg megint jelentkezel ennél a cégnél.
* Megkönnyíti a cég számára, hogy minél gyorsabban másik munkatársat találjon helyetted, figyelembe véve lomondásod okait.

Milyen egy jó lemondólevél?
Az adott személynek címezd, ne a pozíciójának
Mivel egy ember tette egy ajánlatot, akivel jót beszélgettél (különben nem talált volna alkalmas jelöltnek), neki szól a levél. Tehát nem „Tisztelt HR”, hanem „Tisztelt Horváth József úr”.

Őszinte választ adj
A HR-es látott benned fantáziát, ezért csalódott lesz, amiért te nem vagy elragadtatva a lehetőségtől (és ezzel ráadásul pluszmunkát adsz neki). Ezért nem illendő ilyen rövid, semmitmondó kijelentéssel elintézni az ügyet: „Sajnálom, de nem áll módomban elfogadni az ajánlatot”. 
Amennyiben kevesled a fizetést vagy más elfogadható okod van a visszavonulásra, semmi probléma, ha a HR-es tudomására hozod, ezzel megkönnyíted a munkáját és te is korrekt jelöltnek tűnsz. (Ha a leendő főnök személye a gond, ezt természetesen illik valamilyen kegyes hazugsággal kiváltani.)  
Tehát például így nézhet ki egy becsületes lemondólevél:
„Tisztelt Horváth József,
köszönöm, hogy időt és energiát szánt rám a meghirdetett pozícióval kapcsolatban.
Sajnos az ajánlatot nem tudom elfogadni, mert nem felel meg számomra a kilátásba helyezett juttatási csomag. Döntésemet alaposan megfontoltam és továbbra is nagyra becsülöm az önök vállalatát. Szeretném, ha kapcsolatban maradnánk, és a jövőben értesítenének cégük olyan ajánlatairól, amelyek minden szempontból jobban megfelelnek számomra.
Tisztelettel
XY”

Ideális esetben a probléma, ami miatt nem kedvező számodra az ajánlat, már az interjú alatt fölmerül. A fizetés mellett ilyen lehet a nem túl kedvező időbeosztás (néha szeretnél otthonról is dolgozni, de nem lehet), vagy kiderül, hogy a képzettségedhez és a tapasztalatodhoz képest nem lenne elég gyors az előmenetel. Ha a lemondólevélben vissza tudsz utalni az interjún értintett problematikus tényezőkre, a HR-es jobban el tudja fogadni döntésedet.

Ajánl magad helyett valaki mást
Egy HR-esnek rengeteg akadályon kell átküzdenie magát, mire megtalálja a megfelelő jelöltet, ezért óriási segítséget jelent számára, ha a lemondólevélben meleg szívvel ajánlasz magad helyett valakit, aki alkalmas a pozíció betöltésére és megfelelnek neki a feltételek. Egy ilyen ajánlással kombinált lemondólevél így nézhet ki:
„Tisztelt Horváth József,
köszönöm, hogy időt és energiát szánt rám a meghirdetett pozícióval kapcsolatban.
Sajnos az ajánlatot nem tudom elfogadni, mert időközben változtak a prioritásaim: rugalmasabb időbeosztásra van szükségem. Döntésemet alaposan megfontoltam és továbbra is nagyra becsülöm az önök vállalatát. Szeretném, ha kapcsolatban maradnánk, és a jövőben értesítenének cégük olyan ajánlatairól, amelyek minden szempontból jobban megfelelnek számomra.
Tisztában vagyok azzal, hogy a legjobb munkatársakat szeretnék cégüknél alkalmazni, ezért bátran merem ajánlani volt kollégámat, XZ-t, aki meglátásom szerint tökéletesen alkalmas a feladatra. Kérem, lépjen vele kapcsolatba a következő elérhetőségeken: email-cím, telefonszám.
Tisztelettel
XY”

TOVÁBB AZ EREDETI CIKKRE

TOVÁBB A FORRÁSRA